Privacybeleid

Corex-entiteiten - aangesloten bij VPK Group NV - leven dit privacybeleid strikt na.

Om hun professionele activiteiten uit te oefenen, moeten VPK Group NV en al haar filialen (samen de 'VPK Group'), als Verwerkingsverantwoordelijken, Persoons- en professionele gegevens over personeel, sollicitanten, Klanten en leveranciers verwerken. De VPK Group neemt alle passende maatregelen om ervoor te zorgen dat deze verwerkingsactiviteiten in overeenstemming zijn met de Europese algemene verordening inzake gegevensbescherming ('AVG') en andere wetgeving betreffende de verwerking van gegevens.

1. DEFINITIES

Toestemming: een wettelijk bindende wilsuiting, vrijwillig gegeven, waarin de betrokkene verklaart in te stemmen met de verwerking van gegevens.

Klanten: alle bedrijven die bestellingen voor producten of diensten plaatsen bij de VPK Group.

Verwerkingsverantwoordelijke(n): De verwerkingsverantwoordelijke is de persoon of organisatie die bepaalt wanneer, waarom en hoe de persoonsgegevens worden verwerkt. De verwerkingsverantwoordelijke is aansprakelijk voor het vaststellen van praktijken en beleid in overeenstemming met de AVG.

Betrokkene: een natuurlijke persoon, dat wil zeggen een geïdentificeerde of identificeerbare persoon van wie de VPK Group persoonsgegevens bezit. Hieronder vallen geen ondernemingen of andere rechtspersonen.

Persoonsgegevens: elke informatie die een betrokkene identificeert of informatie over een betrokkene aan de hand waarvan de betrokkene (direct of indirect) kan worden geïdentificeerd op basis van die informatie alleen of in combinatie met andere identificatiemiddelen die Corex bezit of redelijkerwijs kan raadplegen. Persoonsgegevens omvatten gevoelige persoonsgegevens, maar niet anonieme gegevens of gegevens waaruit de identiteit van een betrokkene definitief is verwijderd. Persoonsgegevens kunnen feitelijk zijn (bijvoorbeeld een naam, e-mailadres, plaats of geboortedatum) of een mening over de handelingen of het gedrag van die persoon. Persoonsgegevens omvatten met name, maar zijn niet beperkt tot, de contactgegevens, opleiding, financiële en loongegevens, gegevens over certificaten en diploma's, opleiding en vaardigheden, burgerlijke staat, nationaliteit, functietitel en curriculum vitae (cv) van de betrokkene.

Verwerking van gegevens/gegevens verwerken: elke activiteit die het gebruik van persoonsgegevens met zich brengt. Dit omvat het verkrijgen, registreren of bewaren van de gegevens, of het uitvoeren van een bewerking of reeks bewerkingen van de gegevens, met inbegrip van het organiseren, wijzigen, opvragen, gebruiken, openbaar maken, wissen of vernietigen ervan. Verwerking omvat ook het doorgeven of overdragen van Persoonsgegevens aan derden.

2. PRINCIPES

De VPK Group houdt zich aan de algemene principes met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in de AVG, die vereisen dat persoonsgegevens:

• Op wettige, eerlijke en transparante wijze worden verwerkt
• Alleen worden verzameld voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden
• Adequaat, relevant en beperkt zijn tot wat nodig is in verband met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Nauwkeurig, volledig, waar nodig bijgewerkt en relevant zijn voor het doeleinde waarvoor ze verzameld worden
• Niet langer worden bewaard in een vorm die identificatie van de Betrokkenen mogelijk maakt dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt
• Worden verwerkt op een wijze die de veiligheid ervan waarborgt door middel van passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
• Niet worden overgedragen zonder dat er passende waarborgen zijn ingebouwd

Beschikbaar worden gesteld aan de Betrokkenen, die bepaalde rechten kunnen uitoefenen met betrekking tot hun Persoonsgegevens

3. DOELEINDEN VAN GEGEVENSVERZAMELING

De verzamelde persoonsgegevens hebben meestal betrekking op de volgende punten: naam, nationaliteit, functietitel, adres, telefoonnummer, e-mailadres, financiële en loongegevens, opleiding, burgerlijke staat en curriculum vitae (cv).

De VPK Group verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitoefening van haar professionele activiteiten. In dit verband verzamelt de VPK Group voornamelijk persoonsgegevens voor de volgende bedrijfsdoeleinden (zonder beperking):

• Personeel en loonadministratie
• Naleving van wettelijke, regelgevende en corporate governance-verplichtingen en goede praktijken
• Uitvoering van overeenkomsten
• Uitvoering van gedeelde diensten (ICT, financiën, …)
• Administratieve doeleinden
• Financiële doeleinden
• Werving en selectie
• Disciplinaire zaken
• Toezicht op het personeel (toegang tot systemen/faciliteiten, afwezigheid, naleving van het beleid, …)
• Onderzoek van klachten
• Onderzoek en ontwikkeling
• Gezondheid en veiligheid
• Disciplinaire kwesties en klachten
• Kwaliteitscontrole
• Marketing
• Verbetering voor dienstverlening

De persoonsgegevens die via het contactformulier op deze website worden verkregen, worden alleen gebruikt om u de door u gevraagde informatie te verstrekken. Deze website houdt ook automatisch logbestanden bij over het gebruik door bezoekers om statistieken te genereren voor een anonieme analyse van dit gebruik.

4. WETTELIJKE GRONDEN VOOR VERWERKING

De VPK Group past alle redelijke middelen toe om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens worden verzameld zoals voorgeschreven door de AVG. Dit geldt voor alle persoonsgegevens, ongeacht de wijze waarop ze worden verzameld: persoonlijk, elektronisch of ingediend via de website van VPK Group.

Voor de meeste van de in sectie 4 vermelde verwerkingsactiviteiten kan de VPK Group zich beroepen op een van de volgende rechtsgronden voor verwerking zoals voorzien in de AVG: contractuele noodzaak of wettelijke verplichting. Indien deze rechtsgronden niet van toepassing zijn, zal de VPK Group de betrokkene om toestemming vragen voor de verwerking van zijn persoonsgegevens. Toestemming zal worden gevraagd als de Persoonsgegevens die worden verwerkt, betrekking hebben op, onder meer, het maken en gebruiken van foto's, het versturen van nieuwsbrieven, onderzoek en ontwikkeling, en marketing.

De te verwerken persoonsgegevens van externe partijen, zoals klanten en leveranciers, zullen in het algemeen betrekking hebben op naam, e-mailadres en telefoonnummer van medewerkers of vertegenwoordigers van deze Klanten en leveranciers. De rechtsgrond op basis waarvan deze verwerkingsactiviteit plaatsvindt, is contractuele noodzaak. De AVG bevestigt dat het voor het aangaan van een contract of de uitvoering ervan nodig is en overeengekomen is dat de Verwerking van Persoonsgegevens binnen dit contractuele toepassingsgebied plaatsvindt.

5. GEGEVENSOVERDRACHT

Alle informatie die onder de definitie van persoonsgegevens valt, zal vertrouwelijk blijven en alleen aan derden worden verstrekt met de toepasselijke toestemming van de Betrokkene, tenzij de VPK Group zich kan verlaten op een verwerkingsgrond zoals voorzien in de AVG en vermeld in sectie 5.

Een kort overzicht van de categorieën van ontvangers: partnerentiteiten, distributeurs, dienstverleners, financiële partners, verzekeringsmaatschappijen, payrollbedrijven, IT-dienstverleners en andere bedrijven die de VPK Group voor ondersteuning kan gebruiken. De VPK Group zal geen Persoonsgegevens delen met niet-zakelijk gerelateerde derden, behalve in het geval dat de wet dit vereist of zoals toegestaan door de AVG.

6. RECHTEN VAN BETROKKENEN

Betrokkenen hebben diverse rechten als het om hun persoonsgegevens gaat. In de eerste plaats hebben Betrokkenen recht op toegang tot hun Persoonsgegevens die in het bezit zijn van de VPK Group. Ten tweede kunnen betrokkenen vragen welke Persoonsgegevens over hen worden bewaard en waarom, ze kunnen vragen stellen over hoe de Persoonsgegevens worden verzameld, hoe ze up-to-date worden gehouden en een verzoek indienen om hun Persoonsgegevens niet te gebruiken voor directmarketingdoeleinden.

De VPK Group garandeert ook het recht van betrokkenen om te worden vergeten. Dit betekent dat betrokkenen een verzoek kunnen indienen om hun persoonsgegevens te laten verwijderen uit bestanden of databases van de VPK Group.

Voor al deze vragen of verzoeken kan een e-mail worden gestuurd naar dpo@vpkgroup.be Alle e-mails worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk is beantwoord.

7. NAUWKEURIGHEID VAN GEGEVENS

De VPK Group verbindt zich er enerzijds toe om de persoonsgegevens van de betrokkenen zo actueel en accuraat mogelijk te houden. Betrokkenen worden anderzijds verzocht om de VPK Group op de hoogte te brengen van alle relevante wijzigingen in de persoonsgegevens die de VPK Group van hen bewaart.

8. GEGEVENSOPSLAG EN BEVEILIGING

De VPK Group zal alle redelijke middelen aanwenden om persoonsgegevens van betrokkenen niet langer te bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden bewaard.

Persoonsgegevens worden door passende technische en organisatorische maatregelen beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

De ICT-afdelingen van de VPK Group hebben waarborgen ontwikkeld en geïmplementeerd die passen bij de omvang, reikwijdte en bedrijfsvoering, de beschikbare middelen, de hoeveelheid persoonsgegevens en de geïdentificeerde risico's. Deze waarborgen worden regelmatig geëvalueerd en getest om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen.

Persoonsgegevens van betrokkenen zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel. De medewerkers van de VPK Group zijn op de hoogte van het interne privacy- & gegevensbeschermingsbeleid, het interne IT-beleid en deze privacyverklaring en de verplichtingen die daarbij horen.

9. INBREUK OP DE GEGEVENSBESCHERMING

Elke inbreuk op deze privacyverklaring of op de AVG door de VPK Group kan worden gemeld door een e-mail te sturen naar het volgende e-mailadres: dpo@vpkgtroup.be. Alle e-mails worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk is beantwoord.

10. WIJZIGINGEN

Deze privacyverklaring zal zo vaak als nodig worden bijgewerkt om de beste praktijken op het gebied van gegevensbeheer, beveiliging en controle te weerspiegelen en om de naleving van eventuele wettelijke wijzigingen te waarborgen.